He terminado con los pings y las notificaciones. Si me quieres, envía un correo electrónico.

Me estoy ahogando en mensajes instantáneos. ¿Cómo puedo convencer a mis compañeros de trabajo para que se pongan en contacto conmigo por correo electrónico?
Lector: En los últimos dos años, mi organización ha implantado una plataforma de comunicaciones que alberga reuniones de vídeo, mensajería instantánea, chats en directo, servicio telefónico de VoIP y colaboración en proyectos en línea. Lo desprecio. Las notificaciones de “parpadea y te lo pierdes”, junto con la cantidad de spam de mensajes que envía mi organización (“¡10 consejos para ser productivo hoy!”), hacen que con frecuencia me pierda los mensajes instantáneos que me envían y que no los vea durante horas.

No hay ninguna situación en la que ponerse en contacto conmigo a través de un mensaje instantáneo sea más eficaz que enviarme un correo electrónico, y sin embargo parece ser la nueva norma. ¿Existe una forma educada y profesional de hacer saber a mis compañeros de trabajo que el correo electrónico es la mejor forma de ponerse en contacto conmigo, o simplemente tengo que aceptar esta nueva e irritante forma de trabajar?

Karla: Te entiendo perfectamente. Intentar concentrarse en una tarea o una conversación mientras te acribillan con chirridos, timbres y ventanas emergentes es exasperante.
Cuando su empresa ofrece múltiples canales de comunicación interna, supervisar y responder a todos ellos puede consumir fácilmente la mayor parte de la jornada laboral. En lugar de ser productivo, estás realizando un triaje, y, como has observado, eso hace que sea más difícil captar los mensajes importantes, relevantes y realmente sensibles al tiempo.

Pregunte al servicio de asistencia: ¿Qué debo hacer cuando mi trabajo me da una tecnología pésima?

Como siempre, el problema no es el software, sino cómo se usa o se abusa de él. Afortunadamente, cuando la tecnología abre una ventana, suele incluir una forma de cerrarla, o al menos de instalar un filtro.

La solución es doble:

Bloquea a la gentuza. Busca en Google “silenciar notificaciones” o “filtrar mensajes” y el nombre del software que utiliza tu empresa. Esto te permitirá suprimir las ventanas emergentes, silenciar las alarmas sonoras y desactivar las notificaciones automáticas de correo electrónico que puedan estar saturando tu bandeja de entrada. Incluso puedes personalizar esos ajustes para silenciar las notificaciones de ciertos remitentes y dejar pasar otras. Asegúrate de hacer periódicamente una pausa en tu trabajo para analizar los mensajes silenciados y los filtros, para asegurarte de que no se ha colado nada importante.
Redirige a los VIPs. Si tu software te permite establecer un mensaje de estado permanente, utilízalo para que la gente sepa una forma mejor de ponerse en contacto contigo. Por ejemplo, cuando alguien me manda un mensaje instantáneo en mi trabajo, mi mensaje de estado aparece para hacerle saber que mis notificaciones están silenciadas y que el correo electrónico es una vía más rápida. He añadido un mensaje similar a mi firma de correo electrónico, junto con mi número de teléfono móvil para asuntos urgentes.

Afortunadamente, la mayoría de las personas con las que trabajo quieren respetar mi tiempo como yo quiero respetar el suyo. Confían en que les haré un seguimiento en un tiempo razonable, y yo confío en que no me van a reventar el teléfono con asuntos que podrían esperar al correo electrónico. Por supuesto, todos hemos trabajado con esas almas ansiosas que tienen que llamar “sólo para ver si recibiste mi correo electrónico”, y tu lugar de trabajo puede tener diferentes expectativas sobre los métodos y tiempos de respuesta.
Pero la pandemia de coronavirus nos ha enseñado que cada persona se desenvuelve en un entorno diferente, y eso incluye los métodos de comunicación. Mientras que algunas personas prefieren poner sus pensamientos por escrito, otras prefieren hablarlos. Y otras prefieren recibir y gestionar las consultas en el momento, en lugar de dejar que se acumulen los correos electrónicos

Si podemos aceptar un modelo de trabajo híbrido con horarios flexibles para que las personas puedan rendir al máximo, sin duda podemos extender ese concepto al respeto de las preferencias por el correo electrónico, el teléfono u otros canales de comunicación.

Si eres paciente y coherente en tus respuestas, y si eres tan respetuoso con las formas de trabajar de los demás como quieres que ellos lo sean con las tuyas, puedes llegar a entrenar a la mayoría de las personas para que te den lo que necesitas, especialmente si eso significa que obtendrán lo que necesitan de ti mucho más rápido.